Когда мы слышим фразу «утечка данных» сразу представляем, что это результат кибератаки на бизнес. Безусловно компании часто становятся мишенью для кибер мошенников. Однако изо дня в день происходит множество утечек информации вследствие кражи данных настоящими или бывшими сотрудниками компании ради попыток каким-то образом извлечь из этого выгоду.
Исследование Quest показало, что 90% компаний чувствуют себя уязвимыми для «инсайдерских» атак, основной причиной которых являются привилегии для сотрудников в доступе к данным (37%), доступ к конфиденциальной информации (36%) и IT (35%).
Сотрудники, которые имеют доступ к базе клиентов, финансовой информации, отчетам и персональным данным, могут представлять угрозу для бизнеса.
Часто клиент ассоциирует предоставление услуг не с компанией, а непосредственно с менеджером, который его ведет. Для бизнеса это представляет большую угрозу. Кража информации — большая проблема и к ее решению необходимо подготовиться заранее.
Расхитителями корпоративных данных могут быть сотрудники абсолютно любого уровня — от молодого менеджера до руководителя отдела. Гипотетически все те сотрудники, которые имеют доступ к базе клиентов, финансовой информации, отчетам и персональным данным, могут представлять угрозу для бизнеса.
В данной статье мы не будем описывать пути защиты компании от кражи данных сотрудниками с юридической точки зрения. А расскажем, как использование CRM-систем поможет компаниям защитить и сохранить базу клиентов.
Как CRM-системы защищены от утечки данных
CRM-системы являются одними из наиболее полезных активов для компаний. С их помощью можно выстраивать значимые отношения с клиентами, фиксировать новых потенциальных клиентов и увеличивать прибыль. Но поскольку CRM содержат слишком много данных о клиентах, они представляют собой большой интерес со стороны недобросовестных сотрудников.
Вопрос сохранения информации из CRM для руководителей и владельцев компаний является очень актуальным. Конечно, все контакты, номера телефонов, информация о покупателях — собственность самой организации. Но не всегда рядовые менеджеры разделяют это мнение особенно при увольнении и переходе на другие места работы.
Как не допустить копирования и удаления базы клиентов?
CRM-системы предназначены в первую очередь для выстраивания отношений компании с покупателями. Но есть и другие положительные стороны их внедрения в бизнес-процессы.
CRM защищает от копирования или удаления всех данных в системе. Нельзя просто так выгрузить в Excel клиентскую базу, если у тебя нет на это администраторских прав.
- Первое и самое важное, что необходимо настроить в CRM — права доступа для различных категорий менеджеров. Каждому сотруднику — от новичка до управляющего — могут быть назначены свои права доступа и полномочия. Это позволит им получить или не получить доступ к конфиденциальным данным.
- Ограничения на изменения данных в CRM. Для рядовых сотрудников необходимо запретить вносить изменения в задачи, редактировать карточки клиентов, править даты сделок с клиентами и другие данные, ограничить доступ в те группы, которые не представляют пользы в их сфере деятельности.
- Управление приватными клиентами. Приватные клиенты — это добавленные в систему клиенты, которых сможет видеть только тот, кто их добавил (например, руководитель). Никто больше прав просмотра таких данных иметь не будет. Такую группу клиентов можно перепоручать только надежным менеджерам. Передача конфиденциальная.
- Использование CRM только во внутренней подсети. Важно, чтобы использование CRM-системы сотрудниками осуществлялось только в рамках офиса или специально выделенной сети. Так вы сможете проконтролировать любые их действия в системе.
Как быстро передать базу клиентов другому менеджеру в CRM?
В условиях, когда один из сотрудников компании уходит и требуется передать его обязанности другому специалисту, важно обеспечить беспрерывность работы с клиентами. Современные CRM-системы предоставляют для этого эффективные и простые инструменты.
Назначение нового куратора в CRM
Любая современная CRM позволяет быстро переназначить ответственного за клиента. Это можно сделать двумя способами:
- Индивидуально: если база небольшая, клиента можно передать вручную, указав нового менеджера в карточке клиента.
- Группами: для массовой передачи данных необходимо:
- Отфильтровать клиентов по текущему куратору.
- Назначить всем выбранным клиентам нового специалиста.
Все активные задачи, сделки и комментарии автоматически переходят к новому сотруднику, сохраняя целостность и актуальность данных.
Уведомление клиентов о смене менеджера
Многие компании придерживаются политики информирования клиентов при смене куратора. Такой подход позволяет:
- Укрепить доверие клиентов.
- Сохранить стабильность коммуникации.
Процесс может выглядеть следующим образом:
- Увольняющийся сотрудник связывается с клиентами, чтобы представить нового менеджера.
- Передача дел происходит прозрачно, чтобы клиенты понимали, кто будет с ними работать в будущем.
Это не только улучшает восприятие изменений клиентами, но и снижает вероятность потери контактов.
Защита данных внутри компании
CRM-системы обеспечивают высокий уровень безопасности данных. Вы можете:
- Отслеживать действия сотрудников: кто и когда выгружал отчеты, просматривал карточки клиентов или редактировал информацию.
- Предотвращать утечку данных: при увольнении менеджера администратор может ограничить доступ к системе.
Даже если утечка произошла, CRM позволяет быстро выявить, кто злоупотребил своими полномочиями, благодаря детализированным логам. Это особенно полезно для компаний, использующих облачную АТС, которая интегрирована с CRM, и обеспечивает контроль не только над данными, но и над звонками.
Передача базы клиентов другому менеджеру в CRM — это процесс, который при правильной настройке занимает минимум времени и сохраняет всю важную информацию. Компании, которые используют CRM и облачную АТС, получают дополнительные преимущества: безопасность данных, прозрачность процессов и доверие клиентов.
📌 Совет: заранее разработайте регламент передачи базы и уведомления клиентов. Это сделает процесс еще более быстрым и эффективным.
