Чтобы оптимизировать рабочий процесс, соблюсти все сроки выполнения заказов и поставленных перед сотрудниками задач, не обойтись без учета и контроля рабочего времени. Одной из главных задач руководителя вне зависимости от масштабов и рода деятельности компании является четкая организация рабочего времени и контроль за соблюдением трудового распорядка.
Виды контроля сотрудника на рабочем месте
- Система тикетов;
- Скриншоты экранов компьютеров;
- Корпоративная переписка посредством электронной почты;
- Видеонаблюдение;
- Фиксация времени включения и выключения рабочих ПК и ноутбуков сотрудниками;
- Запись телефонных переговоров с клиентами и партнерами.
Внедрение автоматизированной системы контроля позволяет оперативно реагировать на нарушения регламента и наглядно демонстрирует картину рабочего времени каждого из сотрудников.
Корпоративная телефония как метод контроля во время выполнения служебных заданий
Существует масса решений для контроля офисных сотрудников. В частности, это касается и телефонных переговоров, того, как менеджеры общаются с клиентами и партнерами, соблюдают ли они телефонный этикет и синхронизированы ли их действия с общим скриптом звонков в компании.
Корпоративная IP-телефония позволяет объединить городские и мобильные номера компании в единую сеть, не потерять ни один из входящих звонков от клиентов и контролировать действия сотрудников внутри компании. Конечно, звонки в рамках офиса довольно просто отслеживать и контролировать. Технологии позволяют записывать телефонные переговоры и использовать их при необходимости для разрешения спорных ситуаций между менеджером и руководством компании.
Однако как быть, если специфика деятельности компании подразумевает работу сотрудников удаленно, на выездах, в командировках и за пределами стен офиса? Как эффективно управлять работниками служб междугородней доставки, отправляющихся в рейс водителей транспортных компаний и компаний-перевозчиков, агрономов, региональных торговых представителей?
Облачные АТС и IP-телефония на мобильном телефоне
Метод контроля с помощью телефонии не является новым, однако он всегда имел ряд ограничений и недостатков. Основные проблемы, с которыми сталкивались компании при выборе такого решения для мобильных сотрудников:
- Сотрудник не имеет выделенного номера телефона. Звонок клиента изначально поступает на номер компании и только потом его переадресовывают на сотрудника.
- Невозможность получать и принимать СМС-сообщения.
- Работает только на конкретных операционных системах мобильных телефонов. Нет полной адаптации решения под все существующие мобильные платформы и версии: Android, iOS или же телефоны без ОС.
- Передача всех данных только при наличии сети интернет.
- Сотрудник не может идентифицировать звонящего. Отсутствует в его личной телефонной книге номер клиента.
- Высокая стоимость пакетных минут для сотрудников.
Преимущества виртуальной АТС
Мобильные сотрудники как никто другой нуждаются в контроле и постоянной связи с главным офисом компании. Благодаря виртуальной АТС наконец появилась возможность соединить всех без исключения работников в единую сеть, что позволяет им взаимодействовать друг с другом из любой точки, не привязываясь к конкретному месту и офису. Это эффективное решение для бизнес-коммуникаций как внутри компании, так с клиентами и партнерами.
Главные преимущества виртуальной АТС:
- многоканальная связь;
- простые внутренние номера для сотрудников;
- трекинг разговоров;
- запись телефонных разговоров и их хранение;
- голосовая почта;
- видеосвязь и видеоконференции;
- отчеты о продолжительности разговоров;
- голосовое меню;
- “обратный звонок” — интеграция с сайтом компании;
- интеграции с CRM и др.
В облачной АТС также может быть реализовано такое решение как единая адресная книга внутри компании, которая позволяет видеть имя абонента даже тогда, когда его нет в адресной книге сотрудника. Для сотрудников на выездах и тех, кто работает в удаленном режиме важно понимать, кто им звонит, как буквально на коленках быстро найти необходимый контакт и связаться с клиентом или партнером, не дожидаясь помощи коллег из офиса.

Представим ситуацию, в которой специалист аграрного сектора Василий получил задание провести ревизию и проконтролировать один из участков предприятия, проверить готовность элеватора к приемке зерна с полей для хранения и последующей обработки. Прибыв на место обнаружил, что начальник производства по работе с зерном также находится на выезде, связаться с ним по внутреннему номеру пока невозможно.
Менеджеры в главном офисе ушли на обеденный перерыв и узнать дополнительные контакты начальника производства ближайший час не у кого. Благодаря единой адресной книге необходимость нахождения важных контактов через третьи лица отпадает. Василий самостоятельно может воспользоваться общей телефонной базой компании, чтобы найти нужные ему контакты для быстрой связи.
Единая адресная книга работает следующим образом: менеджеры компании имеют возможность вносить номера телефонов клиентов в общую телефонную базу компании, что позволяет всем подключенным к облачному сервису сотрудникам их видеть и идентифицировать. Такая база клиентов защищена от использования вне рамок деятельности компании, при отсутствии прав единую телефонную книгу невозможно скопировать или перенести на внешние носители.
Как работать удаленно и без интернета: опция FMC
Контроль удаленной работы сотрудников — одна из множества возможностей облачных АТС, использование которых на сегодняшний день позволяет иметь единое и эффективное решение без использования дополнительных IP-услуг.
Виртуальная АТС позволяет организовать эффективную работу удаленных сотрудников и вести их дистанционный контроль. Такой облачный офис позволяет сотрудникам использовать для связи любые устройства:
- стационарный IP-телефон;
- смартфон (установка приложения);
- обычный мобильный телефон;
- программный телефон (программа для совершения звонков на ПК или ноутбуке).
Основные сервисы, необходимые для работы сотрудников из дома:
- Конференц-связь. Возможность проведения совещаний в удаленном режиме.
- Запись входящих и исходящих звонков. Метод повышения дисциплины и уровня предоставляемого сервиса сотрудниками, а также предотвращение возможной утечки данных.
- Журнал звонков и трекинг. Быстрый доступ к постоянным рабочим контактам сотрудника и контроль временных затрат на решение рабочих вопросов при переговорах с клиентами.
- Мониторинг звонков. Контроль качества обслуживания клиентов.
- Статистика совершаемых звонков и возможность подключения к разговору. Контроль и поддержка новых сотрудников в решении рабочих вопросов с клиентами вне офиса.
Опция FMC, которой можно воспользоваться в рамках виртуальной АТС, позволяет обеспечить руководство компании детальной статистикой по каждому из сотрудников.
FMC — полноценная мобильная связь, которая интегрирована в IP-телефонию.
Благодаря этому решению можно сохранить все коммуникации с сотрудниками и клиентами даже в отсутствие интернет-соединения. В отличие от обычной мобильной связи в этом решении отсутствует плата за переадресацию звонков, все вызовы совершаются через виртуальную АТС. Подключение при этом осуществляется через физическую SIM-карту, которая может быть вставлена в любое мобильное устройство — смартфон или обычный мобильный телефон.
Отличия FMC от других решений:
- прием и совершение звонков через облачную АТС;
- запись и хранение вызовов;
- возможность звонить с мобильного телефона на короткие офисные номера;
- определение коротких номеров всех сотрудников компании;
- при совершении исходящего звонка удаленным сотрудником у абонента может определяться номер офиса компании;
- интеграция с CRM;
- бесплатные звонки между сотрудниками компании.
Гибкость настройки FMC
- Отображение корпоративных номеров при совершении исходящих звонков. Клиентам будут отображаться исключительно общие номера компании, независимо какой из менеджеров совершил исходящий звонок и с какого устройства.
- Настройка внутренних номеров при входящих вызовах клиентов. Клиенты звонят на общие номера компании, но система распределяет такие вызовы на внутренним номерам сотрудников. Эти же номера отображаются в журнале звонков компании.
- Возможность дозвона менеджерам компании напрямую в обход коротких внутренних номеров. За сотрудников в таком случае закрепляется отдельный прямой номер. Такие звонки также сохраняются в облачной АТС.
- Возможность совершения звонков сотрудниками компании с индивидуальных закрепленных за ними номерами. Клиенты соответственно также смогут дозвониться сотруднику по определенному номеру телефона.
Кому подойдет использование виртуальный АТС и сопутствующих опций для контроля удаленных сотрудников
IP-телефония для мобильного телефона выгодна практически всем организациям, заинтересованным в эффективной работе своих удаленных сотрудников и работников в командировках и на выездах. Сюда можно отнести торговые компании (работа торговых представителей и региональных менеджеров), аграрный сектор, логистические компании, службы доставки, международные организации, отделы закупок и т.д.
Использование мобильной IP телефонии дает ряд преимуществ, главное из которых — использовать бизнес телефонию даже без подключения к интернету.
Используя решения FMC от компании A1Telecom, вы дополнительно получаете низкие тарифы на связь и обслуживание, а также высокое качество связи.